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El Proceso De Control Administrativo06:30

El Proceso De Control Administrativo.

Un sistema de control inicia por fijar un conjunto de normas de desempeño realistas y aceptables por las personas involucradas. Las normas pueden ser cuantitativas o cualitativas. Una norma eficaz tiene las mismas características que un objetivo eficaz.

Sistema y proceso de controlEditar

 El proceso de control consiste en tres pasos separados y distintos:

1.- Medir el desempeño real

2.- Comparar el desempeño actual contra una norma o estándares.

3.- Tomar acción general para corregir desviaciones o normas inadecuadas. Antes de analizar cada paso en detalle, debe estar consiente de que el proceso de control supone de las normas de desempeño ya existen. Estas normas son los objetivos específicos contra los cuales podrá medirse el avance. Se crea durante el proceso de planificación.

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Definiciones

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Proceso y las reglas de la etapa de control.Editar

  1. Los pasos o etapas del control son:

a)    Establecimiento de los medios de control.

b)    Operaciones de recolección y concentración de datos.

c)    Interpretación y valoración de los resultados.

d)    Utilización de los mismos resultados.

  1. Entre la variedad de medios de control posibles en cada campo hay que escoger los que puedan considerarse como estratégicos.
  2. Los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organización.
  3. Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la función controlada para aplicar el que sea más útil.
  4. Los controles deben ser flexible.
  5. Los controles deben reportar rápidamente las desviaciones.
  6. Los controles deben ser claros para todos cuantos de alguna manera han de usarlo.
  7. Los nuevos controles deben llevar lo más concentrados que sean posible a los niveles administrativos, que los han de utilizar.
  8. Los controles deben conducir por si mismos de alguna manera a la acción correctiva.
  9. En utilización de los datos del control deben seguirle un sistema.
  10.  El control puede servir para:

a.     Seguridad en la acción seguida.

b.     Corrección de los defectos.

c.     Mejoramiento de lo obtenido.

d.     Nueva planeación general.

e.     Motivación del personal.

(Reyes Ponce)

En un sistema de cotrol, la desviaciñon se refiere a la magnitut de la discrepancia de los parametros del desempeño con relacion a los resultados reales. Despues de evaluar la discrepancia entre el desemeño y la norma, el administrador tiene tres cursos de accion posibles; no hacer nada, rsolver el problema o modificar la norma.

El control funciona en coordinacion de un presupuesto, que es, un plan, epresado en terminos numericos, para asignar recursos.

(DuBrin)

Sistemas de informacion en el control de las operaciones, pueden operar a travez de estaciones de entrada y salida de infomacion colocada en distintas partes del planeta, meidante ua computadora.

(Koontz, O´donnell, & Weihrich, sa)

Los sistemas de información hablan en términos de consto y efectividad, la reducción de costos es, con frecuencias, el objetivo principal al diseñar y desarrollar un sistema nuevo.

(Isaacs)

Métodos y técnicas de controlEditar

  • Técnicas cualititivas de control: Son metodos que se basan en juicios humanos sobre el desempeño y que dan por resultado una evaluacion verbal.
  • Técinicas cuantitativas de control:Son metodos basados en medidas numéricas del desmpeño.

A continuación describiremos algunas de ellas: Reportes e informes

Se clasifican en: Informes de control que se utilizan para el control directo de las operaciones.
Reportes de información que presentan datos más extensos a fin de que la gerencia pueda formular planes.
Para diseñar un informe se considera: Unidad del tema

  • Concentración sobre las acepciones
  • Claridad y concisión
  • Complementarse con presentaciones gráficas, audiovisuales y verbales
  • Equilibrio entre la uniformada y la variedad
  • Frecuencia de los reportes
  • Evaluación de la información


Administración por objetivos:Editar

Ha de resaltar que no constituye una técnica o sistema totalmente novedoso, sin embargo ha enfocado realidades muy antiguas y trascendentales.

La administración por objetivos coordina diversos aspectos ya conocidos, como por ejemplo el control presupuestal.

  • Principios generales de la administración por objetivos: La administración por objetivos constituye una especial actitud, criterio o filosofía de la administración, que consiste en que los jefes superiores discuten en común con los jefes que dependen inmediatamente de ellos, la cuantificación de los objetivos y estándares que deben establecerse.

Una de las características fundamentales de la administración por objetivos, consiste en forzar a la mente para que procure convertir en mensurables y cuantitativos muchos objetivos que hasta hoy se dejaban establecidos en forma vaga, o eran puramente cualitativos.


  • Descripción general del sistema:
  1. Pleno apoyo de la dirección o gerencia general.
  2. Ordinariamente deben operar por años.
  3. Se requiere identificar las metas generales de la empresa en los términos más exactos que sea posible. Convertir los objetivos en estándares.
  4. Lo anterior implica hacer revisiones y ajustes en los planes generales.
  5. El jefe superior deberá ensayar la fijación de los estándares o metas, debidamente cuantificados, en cada uno de los campos que lo están haciendo también sus subordinados.
  6. Debe discutirse en cada uno de éstos lo que por ello ha sido señalado. Cuando ambos jefes, superior o inferior coinciden en los estándares, no habrá problemas.
  7. Se puede crear la necesidad de modificar o ajustar los objetivos generales, lo que en realidad constituye una línea de retroalimentación.
  8. Durante el desarrollo de los programas en el año, debe revisarse cada determinado tiempo lo que se ha podido obtener en los estándares prefijados y lo que se ha logrado.
  9. Con los resultados de la revisión parcial antes mencionada, podrá ocurrir que algunas metas esperadas deban reducirse, o hasta desecharse, o bien, que se puedan aumentar otras o ampliarlas.
  10. Finalmente la revisión permitirá preparar los nuevos estándares para el siguiente período.
  • Gráfica de Gantt: Uno de los elementos más importantes de controlar es el desarrollo de la realización de actividades tanto al tiempo que cada una de ellas implica, como en la relación que deben aguantar entre sí en cada momento, cuando todas ellas concurren al mismo fin.
  1. Henry I. Gantt, inventó para este efecto las cartas o gráficas que toman su nombre y que consisten en representar cada actividad por una barra horizontal la que, por su cruce con niveles o líneas verticales, indica en meses, semanas, días, entre otros, el momento de su iniciación y terminación, y su simultaneidad con las otras actividades relacionadas con ella. Suelen indicarse también a veces la persona, sección, entre otros, encargada de cada una de dichas actividades.


  • Las técnicas de trayectoria crítica: Entre los mayores y más modernos avances en materia de técnicas de control planeación se encuentran, las llamadas Técnicas de Trayectoria Crítica. Aunque son métodos diversos, tienen elementos comunes que permiten agruparlos bajo una denominación común: Se ha puesto el término METRA (Método de Evaluación y Trayectorias en Redes de Actividades). Estas técnicas constituyen un método para controlar programas, costos, tiempos, secuencias, relación de actividades, entre otros.


  • Técnica PERT: Recibe su nombre de las siglas Program Evaluation and Revió Technique, que traducido al español significa Técnica de Evaluación y Revisión de Programas. Consiste en un instrumento con bases en una red de actividades y eventos, y mediante la estimación de tres tiempos, se evalúa la probabilidad de terminar un proyecto para una fecha determinada. Aunque inicialmente esta técnica fue creada para controlar y evaluar la duración de proyectos, por lo que se conoció como PERT/tiempo, posteriormente se ha introducido en ella los costos de las actividades, para efectos de control presupuestal, y aun para estudiar el tiempo mínimo compatible con el menor costo posible, dando lugar al sistema PERT/costo.


AuditoriasEditar

El término auditoria va ligado a la detección de fraudes. Las auditorias tienen muchas aplicaciones importantes, desde validar la honradez y justicia de los estados financieros, hasta proporcionar una base crítica para decisiones gerenciales. Existen dos tipos de auditorias: las externas y las internas.

  • Auditorias externas: Evaluación independiente de las cuentas y los estados financieros de la organización. Se revisan los activos y los pasivos, así como también los informes financieros con el objetivo de verificar si están completos y exactos. La auditoria es realizada por personal contable empleado por un despacho externo de contadores. Consiste en verificar si la empresa se ha ajustado a los principios contables generalmente aceptados y si los ha aplicado debidamente. Se efectúa cuando el período de operaciones de la organización ha concluido y los estados financieros están terminados.
  • Auditorias internas: Son realizadas por miembros de la organización. Su propósito es ofrecer garantía razonable de que los activos de la organización están debidamente protegidos y de que los registros financieros son llevados con la precisión y la confiabilidad suficiente para preparar los estados financieros. Sirve a los directivos para evaluar la eficiencia de las operaciones de la organización y el desempeño de los sistemas de control.

CONTROLEditar

Esencialmente, controlar implica la medición y la corrección de las actividades de los subordinados para asegurarse de que se están llevando a cabo los planes para alcanzar los objetivos fijados por la alta gerencia.{C} (Antonio Viveros, 2003){C}

Esta definición simple de control muestra que es prácticamente el mismo proceso sin importar que actividad se considere. La esencia de la mayor parte del control es cierta clase de retroalimentación (el principio de un termostato o del regulador de una maquina de vapor). Las principales técnicas de control deben ser clasificadas como tradicionales, en el sentido de que han sido utilizadas durante mucho tiempo por lo menos administrador. De éstas, la más conocida es el “presupuesto” o “plan de utilidades”.

La mayoría de los controles son parciales; se concentran en un aspecto de las operaciones; calidad de producto, flujo de efectivo, costos, o alguna otra área bastante reducida.{C} (González, 2008){C}

Los dispositivos de control general más comunes son los resúmenes de presupuestos, los estados de resultados y la tasa de rendimiento sobre la inversión, aunque la auditoria interna de las empresas proporciona considerables promesas. Dicho lo anterior, el administrador tiene la responsabilidad de diseñar planes sólidos a fin de establecer cuales son las acciones necesarias para alcanzar objetivos, debe estar en posibilidad de seguir con detalle el curso de dichas acciones evitando que se den pasos equivocados que las traumaticen e impidan de cualquier forma el alcance de los objetivos.

Esto significa, que para poder cumplir eficientemente los panes propuestos debemos desarrollar métodos de medición y control que nos permitan identificar errores o fallas que ocasionen desviaciones entre lo que se ha planeado y lo que se esta ejecutando e implantar las medidas correctivas que sean necesarias



¿QUÉ PERMITE EL PROCESO DE CONTROL?

Garantizar que las actividades reales (las acciones) se ajusten a las actividades proyectadas, las actividades reales son el resultado del Proceso de dirección, las actividades proyectadas son el resultado del Proceso de Planificación, y el Control compara o garantiza que lo que se hace responde a lo previsto.

Tomar medidas correctivas, porque establece los desvíos y gracias a ellos, se corrige la norma o la acción. Cuando se corrige la norma, se aplica el proceso de corrección en el proceso de Planeamiento; y cuando se corrige la acción, se aplico el esfuerzo sobre el proceso de Dirección.

Permite monitorear la eficacia de las actividades del Planeamiento, Organización y Dirección. El de Planeamiento porque establece las normas, pero como éste está íntimamente ligado con el de Organización, no se puede planificar si no está definida la Estructura de actividades que se obtiene en el proceso de Organización, porque es el que contiene la Estructura, y ésta contiene al plan; mientras tanto, la Dirección orienta todos los recursos para que las actividades establecidas en el plan se ejecuten.

El Control permite ajustar permanentemente los procesos anteriores, por lo que tienen que estar en orden: 1) Planificar, 2) Organizar, 3) Dirigir y 4) Controlar. El proceso de Administrar es un Sistema, los subprocesos vuelven al principio (retroalimentación) y siempre tiene que tener esa secuencia. {C}(Lozano, 2011){C}

Identificación del estándar: Esta etapa consiste en reconocer el estándar planteado, el cual se va utilizar como una unidad de medida para evaluarlo, por estándar entiéndase a la unidad de medida que sirve como modelo, patrón o guía con base en el cual se evalúa el control.

Los estándares o normas proporcionan un método para establecer que debe hacerse. Los estándares pueden expresarse en tiempo, dinero, calidad, unidades físicas, costos o índices. La administración se preocupó por desarrollar técnicas que proporcionen buenos estándares, como el tiempo estándar en el estudio de tiempos y movimientos. Entre los ejemplos de estándares o criterios podemos mencionar el costo estándar, los estándares de calidad y los estándares de volumen de producción.

{C}(Galván Escobedo, 1962){C}

Medición de resultados: Consiste en medir la ejecución y los resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben definirse de acuerdo con los estándares, y estos pueden ser cualitativos y cuantitativos.

Si los estándares se establecen en forma apropiada y se encuentran con medios para determinar con exactitud que hacen los subordinados, la evaluación del desempeño real o esperado es sencilla. Pero hay muchas actividades para las que resulta difícil elaborar estándares precisos y muchas otras son difíciles de medir.

Podría ser bastante sencillo establecer estándares de horas de trabajo para la producción de un articulo que se fabrica en gran escala e igualmente sencillo medir el desempeño con estos estándares, pero si el articulo se produce por pedido, la evaluación del desempeño puede convertirse en una ardua tareas debido a lo difícil que es establecer criterios para ello.

Comparación: En esta etapa recae la importancia de la obtención de información una vez efectuada la medición, la cual será sumamente de gran importancia para poder comparar los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos.

Aunque no se puede modificar el pasado, comprenderlo, partiendo del presente, puede ayudar a crear condiciones para obtener mejores resultados en las operaciones futuras. En general la comparación de los resultados reales con los planeados se lleva a cabo mediante la presentación de diagramas, informes, indicadores, porcentajes, medidas estadísticas, etc. Estos medios de presentación exigen que el control disponga de técnicas que le permitan tener mayor información sobre lo que debe controlarse.{C} (Moreno Jiménez , 2008){C}

Detención de desviaciones: Esta etapa es el resultado de la comparación, en la cual se determinan las desviaciones entre el desempeño real y el estándar, mismas que deberán reportarse inmediatamente.

Corrección: Una parte fundamental del control, es la posibilidad de poder corregir las acciones correspondientes para integrar las desviaciones en relación con los estándares.

Retroalimentación: Es importante en las etapas del proceso del control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr el tiempo.

La retroalimentación es un ingrediente esencial en cualquier proceso de control.  Ofrece la información para las decisiones que ajustan el sistema. En la medida en que se aplican los planes, el sistema es vigilado o seguido a fin de determinar si el desempeño está dentro de lo previsto y si se está cumpliendo con los objetivos. La retroalimentación generalmente se obtiene con referencia tanto a los fines buscados y los medios diseñados para alcanzarlos. En los sistemas relativamente cerrados, la retroalimentación es recibida por los seres humanos que la procesan y deciden en torno a acciones apropiadas. Se pueden diseñar muchos tipos de sistemas de retroalimentación para facilitar el control. El tipo y la complejidad de la retroalimentación requerida dependen también de la interrelación de los subsistemas de la organización.{C} (P. Robbins, 1997){C}

PRINCIPIO DE LOS ESTÁNDARES



El control debe tener estándares fijados con anterioridad, estos deben ser lo más precisos

Control1

Control de Calidad :)

posibles. Si el control es comparación de lo realizado con lo esperado, es lógico que, de alguna manera, supone siempre una base de comparación previamente fijada. Hay veces que esta base son “realizaciones anteriores”, meras estimaciones empíricas, etc. Pero no se podría decir que se controla algo, si lo obtenido no se valoriza, y para ello, se compara con “algo”. De ahí la regla de afinar y perfeccionar los estándares, como un medio de preparar el control. (Robbins, 2005)

El control siempre debe basarse en estándares objetivos, precisos y establecidos de manera conveniente. La fijación de estándares de desempeño y de calidad, cuando éstos se establecen con objetividad y se definen con precisión, facilita la aceptación de quien debe responder por la tarea y permite emprender una acción de control más fácil y segura. (Hitt, 2006)

El establecimiento de estándares es el segundo paso del proceso de control, los estándares de un control son un blanco contra el cual el funcionamiento subsecuente será comparado. Los estándares son los criterios que permiten a  los encargados evaluar el futuro de las acciones. Estos se van a medir de muchas maneras diferentes, entre las que se incluyen la comprobación cualitativa y cuantitativa. Existen 5 aspectos del funcionamiento que se podrán manejar y controlar, estos son la cantidad, la calidad, el costo, el tiempo y el comportamiento, cada uno de estos aspectos puede necesitar una categoría adicional. (Robles, 2000)

Los estándares también pueden reflejar las actividades o los comportamientos específicos que son necesarios para alcanzar las metas de la organización. Las metas pueden traducirse a estándares de funcionamiento y así hacerlas medibles. Las medidas del funcionamiento estratégico incluyen: las ventas, el crecimiento de las ventas, los beneficios netos, los activos, la equidad, y el costo de la inversión de ventas, el flujo de liquidez, la cuota de mercado, la calidad del producto, etc.(Reyes Ponce, 2005)

La cuantificación del estándar no siempre es fácil.  Una organización suele comparar su producto con los productos de los competidores y determinar el grado de calidad del producto y las mejoras que pueden realizarse. Tales estándares pueden existir aunque no se indican formal y explícitamente. (Hellriegel, 2007)

Algunas empresas importantes manejan ocho tipos de estándares principales

  • Estándares de los Beneficios: Estos estándares indican cuántos beneficios
    Control 2
    económicos se desean obtener en un periodo determinado.
  • Estándares de la Posición del Mercado: Estos estándares indican el porcentaje del mercado total que la compañía quiere ganar a sus competidores.
  • Estándares de la Productividad: Estos estándares indican las ganancias aceptables que los productos finales deben generar dentro de la organización.
  • Estándares de la Dirección del Producto: Los estándares de la dirección del producto indican qué niveles de la innovación del producto harían que los consumidores tuvieran una visión de que esa empresa es el líder en el mercado.
  • Estándares del Desarrollo de Personal: Los estándares del desarrollo de personal indican el progreso en el desarrollo de los empleados de cada área.
  • Estándares de la Actitud del Empleado: Estos estándares indican las actitudes que los empleados deben adoptar.
  • Estándares de la Responsabilidad Pública: Todas las organizaciones tienen ciertas obligaciones con la sociedad. Estos estándares indican los niveles aceptables de la actividad de la organización dirigida hacia las responsabilidades sociales.
  • Estándares de Equilibrio Entre las Metas de Corto Plazo y Largo Plazo: Los estándares en esta área indican el tiempo aceptable de una meta de corto y largo plazo y la relación entre ellas. (Anda Gutiérrez, 2004)

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